WebWeaver® Connect: Listenimport
Importieren Sie Listen im Excel- oder CSV-Format und legen Sie somit alle Nutzerinnen und Nutzer in einem Rutsch an.
WebWeaver® Connect installieren und Connector auswählen
Installieren Sie WebWeaver® Connect auf einem Windows-Rechner, der über eine Internetverbindung verfügt. Nachdem Sie WebWeaver® Connect gestartet haben, loggen Sie sich mit dem Administrationszugang auf der von Ihnen genutzen WebWeaver®-Plattform ein. Hierbei müssen Sie den vollständigen Login angeben. Wenn gewünscht, können Sie die Login-Daten auch auf dem Rechner speichern. Dies sollte natürlich nur dann geschehen, wenn keine weiteren Personen auf den Rechner zugreifen können. Danach wählen Sie im Dialog "Connector wählen" die Option "Excel/CSV" - diese Auswahl speichert WebWeaver® Connect, sodass Sie diese Wahl nur beim ersten Start treffen müssen.
Lehrer, Schüler und/oder Partner synchronisieren
Welche Rollen wollen Sie synchronisieren?
In WebWeaver® Connect können Sie nun den Pfad zu maximal drei Dateien, eine Datei für jede zu synchronisierende Rolle, im Excel- bzw. CSV-Format hinterlegen. Achten Sie bei der Synchronisation von CSV-Dateien darauf, dass diese UTF-8 kodiert sind und die Daten mit Komma (,) oder Semikolon (;) getrennt sind. Nach Klick auf den Button "Datei auswählen" in der jeweiligen Zeile öffnet sich ein Fenster und Sie können die Datei, die Sie synchronisieren wollen, auswählen. Der Pfad zur Datei wird in WebWeaver® Connect gespeichert - passen Sie ihn also an, wenn Sie einen neuen Export aus Ihrer Schulverwaltung an einer anderen Stelle oder unter einem anderen Namen abspeichern.
Aufbau der Tabellen für Lehrer, Schüler und Partner
Die Dateien müssen nach dem gleichen Schema aufgebaut sein: ID - Vorname - Nachname - Klasse (nur Schüler). Die ID wird vom jeweiligen Schulverwaltungsprogramm zur eindeutigen Identifikation der Nutzer generiert: Anhand dieser ID werden die Nutzer bei einer neuerlichen Synchronisation von WebWeaver® Connect erkannt. Ändert sich diese von der Schulverwaltung generierte ID, wird der bestehende Zugang gelöscht und ein neuer Account angelegt.
| *Bitte beachten Sie*: Ohne die Angabe einer ID ist keine Synchronisation möglich! Benötigt werden zudem für alle Spalten entsprechende Überschriften. |
Die Angabe der Klasse ist nur bei Schülern erforderlich, dabei können sie genau einer Klasse zugewiesen werden. Wenn ein Schüler laut Datei mehreren Klassen zugewiesen wird, fordert WebWeaver® Connect Sie während der Synchronisation auf, den Schüler einer Klasse zuzuweisen. Hintergrund ist, dass die Schüler auf der WebWeaver®-Plattform mit der Klasse als Zuordnung angelegt werden - diese muss eindeutig sein. Mittels der "Vorschau" können Sie übrigens prüfen, ob die Tabelle die zur Synchronisation notwendigen Informationen enthält.
| Angabe | Lehrer | Schüler | Partner |
|---|
| ID | X | X | X |
| Vorname | X | X | X |
| Nachname | X | X | X |
| Klasse | - | X | - |
Wahl von Login und angezeigten Namen
Darüber hinaus definieren Sie unter "Namenskonvention", wie der Login sowie der in der Administration angezeigte Name aufgebaut sein soll. Sie können auch beides miteinander kombinieren, etwa den Login nach dem Schema "vorname.nachname" und den Namen mit dem Schema "Nachname, Vorname" einrichten. Grundsätzlich ist es auch möglich, diese Einstellungen im laufenden Betrieb zu ändern.
Bitte beachten Sie: Während die Änderung des Namens jederzeit durchgeführt werden kann, muss eine Änderung des Logins vorbereitet und entsprechend kommuniziert werden. Denn der Login eines Nutzers lässt sich nur dann ändern, wenn dieser nicht auf der Plattform eingeloggt ist. Zudem müssen alle Filterregeln, die ein Nutzer im privaten Mailservice eingerichtet hatte, gelöscht und neu angelegt werden. Insofern empfehlen wir, die Namenskonventionen nachträglich nicht zu wechseln.
Testlauf und Synchronisation
Nun empfiehlt sich ein Testlauf. Nach Klick auf "nur lesen" prüft das System die bereits auf der WebWeaver® Plattform vorhandenen Nutzer und zählt die in den Tabellen vorhandenen Lehrer, Schüler und ggf. Partner. Zudem erhalten Sie eine Warnung, wenn Sie für eine Rolle keine Datei ausgewählt bzw. den vormals in WebWeaver® Connect hinterlegten Pfad zur Datei gelöscht haben. Denn falls bereits Nutzer in dieser Rolle synchronisiert wurden, werde diese nun auf der WebWeaver®-Plattform gelöscht! Verläuft der Test erfolgreich, können Sie die Synchronisation mit Klick auf "Synchronisieren" anstoßen.
Ausgabe und Speicherung von Passwörtern und Fehlermeldungen
Die Synchronisation wird, abhängig von der Zahl der anzulegenden Nutzer, einige Zeit in Anspruch nehmen. Es wird Ihnen dabei ein fortlaufendes Protokoll angezeigt, sodass Sie immer den aktuellen Stand im Blick haben. Ist die Synchronisation beendet, können Sie die Passwörter der neu angelegten Nutzer und ggf. aufgetretene Fehler als Textdatei auf dem Rechner speichern. Die Passwörter bzw. Fehlerberichte werden aber auch in der "Historie" in WebWeaver® Connect archiviert und können so jederzeit wieder abgerufen sowie die Passwortliste als CSV-Datei gespeichert werden. Achten Sie aber darauf, die Historie in regelmäßigen Abständen zu löschen! In der Passwortliste, die Sie als Text-Datei speichern, werden die Zugänge der Schülerinnen und Schüler klassenweise aufgelistet. Auch diese Datei sollten sie nach der Ausgabe der Logins löschen.
Synchronisation stets möglich
Bei einer neuerlichen Synchronisation, die jederzeit möglich ist, werden die Daten aus der Excel-/CSV-Datei mit den bereits auf der WebWeaver® Plattform vorhandenen und durch eine mittels WebWeaver® Connect durchgeführten Synchronisation abgeglichen. D.h. bereits vorhandene Accounts bleiben erhalten und Schüler werden zum Jahreswechsel in die neue Klassenzuordnung verschoben. Die Mitgliedschaft in Gruppen und/oder Klassen bleibt von WebWeaver® Connect unberührt. Klassen auf der Plattform bleiben also über den Schuljahreswechsel hinaus bestehen und können weiterhin mit allen Inhalten genutzt werden.